Tapahtumien tietosuojailmoitus

Tapahtumiin liittyvä henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja käsitellään tapahtumajärjestelyihin ja tapahtumaan liittyvään tiedottamiseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös tapahtumaan liittyvän palautteen pyytämiseen.

Tilaisuudessa voidaan valokuvata erikseen ilmoitetuissa ja merkityissä paikoissa (esim. kuvausseinä tai muu rajattu tila). Näille paikoille tulevien tulkitaan antaneen suostumuksensa sekä valokuvien ottamiseen että julkaisuun. Näitä kuvia voidaan käyttää kyseisen tilaisuuden viestintämateriaalina ja raportoinnin tukena, tilaisuuden aihepiiriin liittyvissä julkaisuissa, ja muissa vastaavissa, tapahtumaan tai sen aihepiiriin liittyvässä viestinnässä.

Mikäli tilaisuus tallennetaan ja/tai esitetään suorana verkkolähetyksenä (stream/striimaus), siitä ilmoitetaan tapahtumailmoittautumislomakkeella, ilmoittautumisvahvistuksessa ja itse tapahtumassa. Lähtökohtaisesti yleisöä ei kuvata. Mikäli on mahdollista, että tallenteessa / suorassa verkkolähetyksessä näkyy esiintyjän lisäksi muita henkilöitä, siitä tiedotetaan ennen tallennuksen / lähetyksen käynnistämistä. Samalla kerrotaan mille alueelle kuvaus kohdistuu. Tapahtumatallenteen julkisuus, esityspaikka ja kestoaika kerrotaan tapahtuman ilmoittautumislomakkeella, ilmoittautumisvahvistuksessa ja itse tapahtumassa.

Erityisruokavaliota voidaan kysyä niissä tilaisuuksissa, joissa on tarjoilu, jotta kyetään henkilölle sopiva tarjoilu järjestämään. Muiden henkilökohtaisista erityistarpeista kerättyjä tietoja käytetään vain kyseisen asian toteuttamiseen. Näiden tietojen käsittelyssä noudatetaan erityistä huolellisuutta.

Henkilötietoja voidaan kerätä ilmoittautumislomakkeella, henkilökohtaisesti, tapahtuman yhteydessä ja tapahtuman jälkeen tehtävällä kyselyllä.

Käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen. Henkilötietojen antaminen on edellytys tapahtumaan osallistumiselle. 

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Henkilötietoryhmien säilytysaikaan vaikuttaa tilaisuuden luonne. Tilaisuuksissa kerätään vain tarpeelliset tiedot.

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat tapahtumaan ilmoittautuneet ja/tai tilaisuuteen osallistuneet henkilöt.

Rekisterin tietolähteet

Henkilö itse ilmoittaa tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat

Ruokailijoiden ja erityisruokavalioiden lukumäärät ilmoitetaan etukäteen ruokailun järjestäjille.

Osallistumistietoja voidaan jakaa ja luovuttaa, mikäli siihen on lupa saatu.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tilaisuuden tallenteet ja striimaus voivat kuitenkin välittyä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.